Как работать с документами в Диадоке: поиск, фильтры, статусы, архив

Вы включили Диадок — и тут же вопрос: где мой документ? Как его найти, если в системе уже тысячи? Как отличить важное от срочного? Как не потерять черновик и куда девается подписанный документ через месяц? Разбираемся, как найти нужный документ, работать с ящиком входящих и исходящих, организовать документы в папки и разобраться в статусах. Это ваша база для комфортной работы в Диадоке.

Коротко о главном

Все документы в Диадоке хранятся в ящиках: входящие — что пришло от контрагентов, исходящие — что вы отправили, черновики — в стадии подготовки. Чтобы найти документ, используйте встроенный поиск и фильтры по типу, статусу и дате. Каждый документ имеет свой статус — это показатель его положения в цикле обработки (получен, требует действия, подписан, согласован, архивирован). Работайте с пакетами документов: можно выгружать или архивировать по несколько одновременно. Теги и папки помогут организовать тысячи документов в систему, которая вас устроит.

Ключ к порядку — настроить фильтры один раз, потом система автоматически покажет только нужное. Сообщения и запросы внутри документов упрощают согласование. Шифрование трафика по ГОСТ гарантирует, что ваши данные защищены.

В этой статье

• Структура документооборота: входящие, исходящие, черновики
• Как найти документ быстро: поиск и фильтры
• Статусы документов и что они означают
• Работа с папками и метками
• Реестр документов и сведения о контрагентах
• Архивирование и выгрузка документов
• Массовые операции с документами

Структура документооборота: входящие, исходящие, черновики

Рабочее место в Диадоке разделено на три основных ящика, каждый со своей логикой:

Входящие документы. Сюда поступают все документы от контрагентов: счета, акты, накладные, договоры. Документ приходит с уведомлением, система показывает дату поступления и статус обработки. Пока вы не открыли документ, он считается непрочитанным — в списке есть индикатор. О видах документов в Диадоке подробнее в нашей статье.

Исходящие документы. Документы, которые вы сами создали или загрузили и отправили контрагентам. Здесь видно, отправлен ли документ, доставлен ли он, подписал ли контрагент. История всей переписки по каждому документу хранится в цепочке — можно проследить, что было отправлено, когда и в каком статусе сейчас.

Черновики. Документы в работе, ещё не отправленные. Это счета, которые вы подготавливаете перед отправкой, договоры с контрагентом, акты сверки. Черновик можно редактировать, скачать для печати, удалить. Пока не отправить и не подписать — документ остаётся только у вас.

Мнение эксперта

Артём Соколов

Специалист по внедрению ЭДО

Первый месяц работы в Диадоке люди часто паникуют: откуда столько документов? На самом деле это просто новизна. Лайфхак: создайте папку «Текущие контрагенты» и добавляйте туда только активных партнёров — система будет показывать документы только по ним. За неделю ящик из хаоса превращается в аккуратный список. Плюс настройте фильтры по типам документов — счета, акты, договоры отдельно. Тогда всё встаёт на свои места.

Как найти документ быстро: поиск и фильтры

Когда документов становится много, поиск — это ваш главный инструмент. В Диадоке есть несколько способов найти нужное:

Строка поиска. Верхняя строка позволяет искать по номеру документа, ИНН контрагента, названию, дате. Введите хотя бы несколько символов — система покажет все совпадения. Поиск работает по всем ящикам сразу, так что если вы не помните, входящий это документ или исходящий, просто вводите номер.

Фильтры по статусу. Каждый документ имеет статус — это показатель того, где документ в цикле обработки. Фильтр позволяет видеть только документы, требующие действия (например, ожидающие подписи), или только уже завершённые. Настройте фильтр один раз, и система запомнит его.

Фильтры по типу. Можно отобрать только счета, только акты, только договоры. Если вы работаете с разными типами документов и хотите сосредоточиться на одном, это инструмент вам в помощь.

Фильтры по дате. Ищете документы за конкретный период? Выберите «От — До» и система покажет только релевантные. Полезно, когда нужно найти документы по месяцам или кварталам для отчётности.

Фильтры по контрагентам. Если вы хотите видеть всю переписку с одним партнёром, выберите его из списка — система соберёт все документы, как входящие, так и исходящие, включая запросы и соглашения. Подробнее о работе с контрагентами в Диадоке — в отдельной инструкции.

Статусы документов и что они означают

Статус — это ответ на вопрос «Где сейчас мой документ?». Вот основные:

• Получен. Документ пришёл от контрагента. Вы его видите, но ещё не открывали или не начинали обрабатывать. Это первичный статус входящего документа.
• Подписан. Вы подписали документ электронной подписью, и он готов к отправке или уже отправлен контрагенту. На этом этапе содержание документа не меняется.
• Требуется действие. Документ остановился на вашем этапе. Это может быть просмотр входящего документа, подпись, согласование, ответ. Система будет уведомлять вас, пока вы не выполните действие.
• Ожидает доставки. Документ уже подписан и отправлен, но контрагент его ещё не получил. Обычно это несколько минут, иногда дольше при переводе через роуминг.
• Документооборот завершён. Оба участника выполнили свои действия, документ полностью обработан. Теперь его можно архивировать или выгрузить для хранения.
• Отклонено / Отказано. Контрагент отказался подписывать документ или отправил протокол разногласий. Требуется ваше внимание и, возможно, переделка документа.
• Аннулировано. Документ отозван из обращения. Это может быть спешка при отправке или необходимость исправить ошибку. Аннулированный документ не имеет юридической силы.

Нужна помощь с организацией документооборота в Диадоке? Начните работу в Диадок — настроим рабочее место и научим команду ориентироваться в интерфейсе за день.

Работа с папками и метками

Чтобы не заблудиться в документах, Диадок предлагает систему папок и меток. Они как ярлычки — вы сами решаете, что с ними делать.

Папки. Создайте папку, например, «ООО Рога и Копыта» или «Договоры 2026», и добавляйте в неё документы вручную. Папка — это ваша личная организация документов, не влияет на другую команду. Можете создавать подпапки, например папка «Контрагенты» с подпапками по городам или типам сделок.

Метки и теги. Это быстрее, чем папки. Назначьте документу метку — «Срочно», «На проверку», «Архив» — и система тут же отфильтрует все документы с этой меткой. Метка — это разовое действие, не нужно перетаскивать документ по папкам. По факту: полезно для временных проектов или нестандартных ситуаций.

Предупреждение от бывалого: не переусложняйте систему папок. Если вы создадите 30 вложенных папок, через неделю забудете, где что лежит. Лучше завести 3-5 основных папок (например, по статусам: текущие, проверённые, архив) и доделать метками по типам.

Реестр документов и сведения о контрагентах

Реестр — это сводный отчёт по всем документам. Открыть его можно через главное меню Диадока. В реестре видно:

• Все документы по датам с указанием типа, номера и статуса.
• Кто автор документа (ваша компания или контрагент).
• Сведения о контрагенте: ИНН, название, оператор ЭДО.
• Дата подписания и дата завершения документооборота.
• Возможность экспортировать данные для отчётности или аудита.

Реестр полезен для учёта документов по квартальным отчётам или при проверке со стороны налоговой. Там видно всё, что прошло через вашу систему, с полной историей.

Разраб: не забывайте про раздел «Контрагенты». Диадок автоматически собирает сведения по всем партнёрам: их ID в системе, ИНН, уровень доверия (сколько раз вы с ними обменивались), статус (активный, заблокирован, удален). По этим данным видно, кто ваши основные партнёры и кто давно не присылал документов.

Мнение эксперта

Наталья Ковалёва

Главный бухгалтер

Из практики: реестр — это ваша золотая копилка при проверке. Я экспортирую реестр раз в месяц в Excel и архивирую отдельно. На раз налоговая попросила документы за конкретный период, я вытащил файл, показал печатную форму из реестра — и всё закрылось за час. Плюс в реестре видно, с кем вы работаете, — иногда обнаруживаешь, что контрагента давно нет, но он всё ещё в списке. Можно его удалить из активных и разгрузить ящик.

Архивирование и выгрузка документов

Со временем ящик сначала растёт, потом его нужно чистить. Архивирование и выгрузка — две разные операции:

Архивирование. Документ остаётся в Диадоке, но попадает в раздел «Архив». Это не удаление, а сокрытие из основного списка. Архивированный документ по-прежнему доступен через поиск и реестр, но активный ящик становится чище. Обычно архивируют документы старше 1-2 лет.

Выгрузка документов. Это сохранение документа и всех его приложений на компьютер. Выгружать можно по одному (кнопка «Скачать») или целыми пакетами через меню. Выгруженный документ хранится у вас, но остаётся и в Диадоке. Это полезно для печати, передачи в другой отдел, или просто для резервной копии.

Предупреждение от бывалого: не путайте архив в Диадоке с выгрузкой на локальный диск. Архив — это просто скрытие документа в самом Диадоке. Если вас интересует резервная копия на случай чего-то непредвиденного, выгружайте документы отдельно и храните где-нибудь вне Диадока.

Массовые операции с документами и пакетная работа

Когда документов много, делать операции по одному — это долго. Диадок позволяет выбрать сразу несколько документов и применить действие ко всем. Это особенно удобно при работе с закрытыми пакетами документов или при обработке стопок заявок.

• Подпись пакетом. Выберите несколько черновиков, подпишите все сразу, отправьте одним действием. Это ускоряет работу, если у вас квартальные или месячные пакеты документов. Система проверит, что все объекты документов корректны.
• Массовое архивирование. Выберите все документы старше определённой даты и архивируйте разом. Ящик сразу освобождается, но документы остаются в архиве и базе данных Диадока для истории.
• Выгрузка пакетом. Создайте пакет из нескольких документов и выгрузите одним архивом. Полезно для передачи контрагенту, для аудита или для вывода из оборота документов.
• Массовое добавление в папку. Выберите документы и добавьте их в нужную папку за раз, не перетаскивая по одному.
• Назначение теги и метки группе документов. Отметьте срочные на обработку, на проверку — это быстро отсортировать группу по типам.

Система отслеживает все изменения: когда вы выполнили массовую операцию, дата и время фиксируются в истории каждого документа. Предупреждение от бывалого: перед массовыми операциями дважды проверьте фильтры и выборку. Если случайно выберете не те объекты и выполните массовую операцию, потом исправлять будет сложнее.

Безопасность и шифрование трафика

Все документы в Диадоке передаются по защищённым каналам: трафик шифруется по ГОСТ, с использованием государственного стандарта криптографии. Это означает, что документ не может быть перехвачен по дороге от вас к контрагенту. Шифрование гарантирует конфиденциальность данных с момента, когда вы нажимаете кнопку отправки, и до получения документа контрагентом.

Каждый документ имеет цифровую подпись — это криптографический отпечаток, который доказывает, что документ именно ваш, не изменён и пришёл от вас. Подпись не может быть подделана, так как основана на сертификате ЭДО-специалиста или руководителя. Для документов с разногласиями система фиксирует, кто и когда добавил протокол разногласий.

Система работает на отказоустойчивой инфраструктуре серверов с резервированием. История каждого документа: время создания, изменения, отправки, получения, подписания — ведётся в неизменяемом виде. Это то же самое, что оригинальный бумажный оборот документов, но в электронной форме.

Работа с вопросами и ответами в документообороте

Один из главных инструментов ускорения согласования — встроенная система вопросов и ответов. Если вам нужно уточнить что-то в документе, не отправляйте его обратно: просто задайте вопрос внутри документа, и контрагент получит уведомление. Его ответ появится тут же, в цепочке переписки по этому документу. Это намного быстрее, чем писать по почте или звонить.

Система ведёт полную историю всех вопросов и ответов, привязанных к конкретному документу. Можно искать вопросы по типу документов, контрагентам, датам. Если у вас есть претензия к документу или нужно зафиксировать какое-то замечание — добавьте его как вопрос в систему. Это будет оригинал вашего замечания с отметкой даты и времени.

Итог

Работа с документами в Диадоке — это не навес сложности, а инструмент организации. Потратьте немного времени на настройку папок, фильтров и теги один раз, потом система работает как часы. Вы найдёте нужный документ за секунды, увидите его статус, поймёте, когда его вывести в архив. Все документы структурированы, защищены шифрованием, и их история не потеряется. То, что раньше закапывалось в печатных папках, теперь доступно мгновенно через поиск и фильтры. Вопросы и ответы решаются без отправления документа туда-сюда — прямо в цепочке. Пакетные операции, метки, сопоставление контрагентов — всё это работает на вас, а не против вас.

Часто задаваемые вопросы