Кадровые приказы и документы: приём, перевод, отпуск, увольнение

Кадровые документы вспоминают в двух случаях: при проверке и в суде. И в обоих выясняется, что важна не красота формулировок, а наличие подписи работника и соблюдение сроков. Разбираем обязательный минимум и порядок оформления основных приказов.

Коротко о главном

Унифицированные формы Т-1, Т-5, Т-6, Т-8 с 2013 года не обязательны — работодатель вправе разработать свои, закрепив их в локальном акте. На практике большинство продолжают использовать унифицированные.

Приказ о приёме на работу издаётся на основании трудового договора и должен ему соответствовать. Первичен договор, а не приказ.

С приказом о приёме работника знакомят под подпись в трёхдневный срок со дня фактического начала работы.

Основной обязательный минимум документов: трудовые договоры, штатное расписание, график отпусков, правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, табель учёта рабочего времени, документы по персональным данным.

В этой статье

Обязательные кадровые документы
Приём на работу: комплект и последовательность
Приказ о переводе
Приказ на отпуск
Приказ об увольнении
Трудовая книжка: бумажная и электронная
Табель учёта рабочего времени
Сроки хранения
Частые ошибки

Обязательные кадровые документы

Набор, который спрашивают при любой проверке:

трудовые договоры со всеми работниками — в письменной форме, в двух экземплярах;
правила внутреннего трудового распорядка — обязательный локальный акт;
положение об оплате труда либо соответствующий раздел правил;
штатное расписание;
график отпусков;
табель учёта рабочего времени;
документы по персональным данным — положение об обработке, согласия работников;
документы по охране труда — инструктажи, журналы;
приказы по личному составу — приём, перевод, отпуск, увольнение, поощрения и взыскания.

Дополнительно, в зависимости от специфики: должностные инструкции, положение о премировании, договоры о материальной ответственности, документы воинского учёта. О последних — в статье про воинский учёт в организации.

Приём на работу: комплект и последовательность

Порядок имеет значение, потому что нарушение последовательности само по себе становится нарушением.

1. Получение документов от работника. Паспорт, трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности, СНИЛС, документы воинского учёта (для военнообязанных и призывников), документ об образовании при необходимости.

2. Ознакомление с локальными актами под подпись. Правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, должностная инструкция — до подписания трудового договора. Это прямое требование, и нарушают его чаще всего: сначала подписывают договор, потом дают акты.

3. Подписание трудового договора в двух экземплярах. Экземпляр работника выдаётся ему под роспись на экземпляре работодателя.

4. Издание приказа о приёме на основании договора. Содержание приказа должно соответствовать условиям договора: должность, дата начала работы, оклад, испытательный срок.

5. Ознакомление с приказом под подпись в трёхдневный срок со дня фактического начала работы.

6. Внесение сведений о трудовой деятельности и подача сведений в СФР в установленный срок.

7. Направление сведений в военкомат, если работник подлежит воинскому учёту, — в течение 5 дней.

Ознакомление с локальными актами до подписания договора — та деталь, на которой сыплются даже аккуратные компании. Инспектор смотрит на даты: если лист ознакомления датирован тем же днём, что и договор, вопросов обычно нет, а если позже — фиксируется нарушение. Мы сделали единый лист ознакомления с перечнем всех актов и датой, который подписывается первым, до всего остального. Одна бумага вместо восьми, и хронология не ломается.

Приказ о переводе

Перевод — изменение трудовой функции или структурного подразделения, если оно указано в трудовом договоре. Допускается только с письменного согласия работника, кроме отдельных случаев временного перевода.

Последовательность:

получение согласия работника или его инициативное заявление;
заключение дополнительного соглашения к трудовому договору;
издание приказа о переводе на основании соглашения;
ознакомление работника с приказом под подпись;
внесение сведений о трудовой деятельности и подача сведений в СФР.

Отличие от перемещения: если работник переводится на другое рабочее место в той же местности без изменения трудовой функции и условий договора, согласия не требуется — это перемещение, а не перевод.

Временный перевод без согласия работника возможен в исключительных обстоятельствах — при катастрофе, аварии, простое и подобных случаях, на срок до одного месяца и с ограничениями по квалификации и оплате.

Приказ на отпуск

Основание — график отпусков либо заявление работника, если отпуск предоставляется вне графика или относится к другим видам.

Важные детали:

приказ издаётся заранее, чтобы бухгалтерия успела выплатить отпускные не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска;
работник извещается о начале отпуска не позднее чем за две недели — под подпись;
в приказе указываются вид отпуска, период работы, за который он предоставляется, количество календарных дней и даты начала и окончания.

Для отпуска за свой счёт, учебного отпуска и дополнительных отпусков основанием служит заявление работника и подтверждающие документы — справка-вызов, документы о праве на дополнительный отпуск.

Подробнее о планировании и переносах — в статье про график отпусков.

Приказ об увольнении

Самый ответственный кадровый документ: ошибка в формулировке основания или в дате делает увольнение оспоримым.

Что должно быть в приказе:

дата прекращения трудового договора — это последний день работы, а не следующий за ним;
основание увольнения с точной ссылкой на статью, часть и пункт Трудового кодекса;
документ-основание: заявление работника, соглашение сторон, уведомление, акт.

Формулировка основания в приказе, в трудовой книжке и в сведениях о трудовой деятельности должна совпадать буквально. Расхождение — типичная причина проигранных споров.

В день увольнения работодатель обязан:

ознакомить работника с приказом под подпись;
произвести окончательный расчёт — включая компенсацию за неиспользованный отпуск;
выдать трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности;
выдать справки, предусмотренные законом, и по заявлению работника — иные документы, связанные с работой;
направить сведения в СФР в установленный срок и в военкомат, если работник подлежал воинскому учёту.

Расчёт выплат при увольнении разбираем в статье про компенсацию за неиспользованный отпуск.

Окончательный расчёт в день увольнения — норма, которую нарушают из-за организации процесса, а не из-за нежелания платить. Приказ об увольнении приходит в бухгалтерию в тот же день к обеду, а нужно посчитать компенсацию за отпуск, удержать за использованный авансом, свести взаиморасчёты. Мы завели правило: кадры передают предварительные данные за три дня до даты увольнения, расчёт готовится заранее и корректируется в последний день, если что-то изменилось. Задержек больше нет.

Трудовая книжка: бумажная и электронная

С 2021 года всем, кто впервые устраивается на работу, бумажные трудовые книжки не оформляются — сведения о трудовой деятельности ведутся только в электронном виде.

Работники, сделавшие выбор в пользу бумажной книжки ранее, продолжают её вести: работодатель заполняет её параллельно с подачей сведений в СФР.

Ключевые правила:

записи вносятся на основании приказа и должны точно соответствовать его формулировке;
при увольнении книжка выдаётся в день прекращения трудового договора;
при отказе работника её получить или невозможности выдачи направляется уведомление о необходимости явиться за книжкой — с этого момента работодатель освобождается от ответственности за задержку;
сведения о трудовой деятельности выдаются по заявлению работника в бумажном или электронном виде.

Задержка выдачи трудовой книжки — основание для выплаты работнику среднего заработка за всё время задержки. Как он считается — в статье про расчёт среднего заработка.

Табель учёта рабочего времени

Документ, который кажется формальностью, а на деле является первичным документом для расчёта зарплаты.

Работодатель обязан вести учёт фактически отработанного каждым работником времени. Унифицированные формы Т-12 и Т-13 не обязательны, можно использовать свою.

Что важно на практике:

табель закрывается вовремя — от него зависит расчёт зарплаты за месяц;
отклонения (сверхурочные, работа в выходной, ночные часы) должны иметь документальное основание — приказ или согласие работника;
правки задним числом должны оформляться, а не вноситься молча.

Именно табель является доказательством в спорах о сверхурочной работе — причём как для работника, так и для работодателя. Как отработанное время превращается в начисления, разбираем в статье про расчёт заработной платы.

Сроки хранения

Кадровые документы хранятся долго, потому что по ним подтверждается стаж.

Общие ориентиры: документы по личному составу — трудовые договоры, приказы о приёме, переводе и увольнении, личные карточки — хранятся 50 лет для созданных начиная с 2003 года и 75 лет для более ранних. Приказы по отпускам, командировкам и взысканиям — меньший срок, обычно 5 лет. Табели учёта рабочего времени — 5 лет, а при вредных и опасных условиях труда — дольше.

Конкретные сроки установлены перечнем типовых управленческих архивных документов — при формировании номенклатуры дел стоит сверяться с ним, а не с общими правилами.

Частые ошибки

Приказ издан раньше трудового договора. Приказ издаётся на основании договора, а не наоборот.

Локальные акты подписаны после договора. Ознакомление должно быть до подписания.

Формулировка в приказе не совпадает с трудовой книжкой. Совпадение должно быть буквальным.

Дата увольнения — следующий день после последнего рабочего. Датой прекращения договора является последний день работы.

Перевод оформлен приказом без допсоглашения. Изменение условий договора требует соглашения сторон.

Нет подписей об ознакомлении. Документ без подписи работника в споре не работает.

Табель ведётся формально. При споре о сверхурочных он остаётся единственным доказательством.

Обязательны ли унифицированные формы кадровых приказов?

Нет. С 2013 года формы Т-1, Т-5, Т-6, Т-8 применяются по желанию — работодатель вправе разработать свои и закрепить их в локальном акте. Большинство организаций продолжают использовать унифицированные формы, потому что они привычны проверяющим.

В какой срок знакомить работника с приказом о приёме?

В трёхдневный срок со дня фактического начала работы, под подпись. При этом с правилами внутреннего трудового распорядка и другими локальными актами работника знакомят до подписания трудового договора.

Какую дату увольнения ставить в приказе?

Последний день работы. Именно он является днём прекращения трудового договора, в этот день производится окончательный расчёт и выдаётся трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности.

Нужно ли дополнительное соглашение при переводе?

Да. Перевод изменяет условия трудового договора, поэтому оформляется дополнительным соглашением, а приказ издаётся уже на его основании. Исключение — временный перевод без согласия работника в исключительных обстоятельствах на срок до одного месяца.

Сколько хранятся кадровые документы?

Документы по личному составу — 50 лет для созданных с 2003 года и 75 лет для более ранних. Приказы по отпускам, командировкам и взысканиям, а также табели учёта рабочего времени — как правило, 5 лет. Точные сроки смотрят в перечне типовых управленческих архивных документов.